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有效收帐的53个技巧
2010.4.19
    作者:

   1.及时电话联系,确信对方没有拖欠的借口。及时询问对方,发票是否已经收到,是否还有什么不妥之处,是否有什么争议,如果有问题保证在最短(2个工作日)的时间之内解决。

  2.严格执行信用标准。一定要把好第一道关,不要让劣质客户成为赊销的对象,徒然增加成本,不能带来真正的利润。

  3.寄出收款敦促书之后,及时电话跟进,询问对方款项的准备情况。

  4.建立应收帐款的管理系统,打印所有超期15天以上的帐户,立即进入这些的帐户的收款程序。

  5.对收帐人员的日常工作做详细的规定,提高他们单位时间的工作效率。

  6.让客户知晓你的严格的信用管理工作程序。要让他们知道,本公司有非常严格的信用管理工作程序,只要你一天不付款,我们就会紧追不舍。在商言商,尽管管理程序非常严格,但只要对所有的客户都一视同仁,也就不会影响商业上的合作关系。只要形成了“信用管理严格”的名声,自然会大大地改变交易对方的付款习惯。

  7. 尽量减少不必要的失误,不要授以对方拖欠的借口。信用管理部门尽量介入到定单投放、发票投送的过程,协助相关部门将这些常规的工作做好,达到“零错误”。

  8.保持信用管理部门与销售部门之间的相互协作,严格执行信用标准,一定要严格地将不能够达到信用标准的客户排除在赊销之外。销售部门应该了解、分析客户的付款习惯,并将此信息与信用管理部门的人员共享。

  9.利用公司相关各方的力量。收帐的成功有时需要多方的努力,公司中相关的各方包括上到总裁,下到普通职员。要善于利用现代通讯工具,比如电话会议、email等,及时沟通信息,如果问题比较严重,有必要开会,那么必须保证每个相关人员都要出席会议。

  10.充分了解你的客户。对于习惯性拖欠的客户要勤加追索,在到期之前十天发传真,并随即电话跟进,确保没有任何疑义,使它没有拖欠的借口。

  11. 提高跟进技术。将需要跟进的帐户罗列出来,密切监控,一旦承诺没有实现,立即跟进。

  12.确定客户的真正负责人,获得他们的电话号码。在必要的时候,可以直接和他联系。

  13.要设计良好的激励机制,促进收帐人员的工作效率。

  14. 让收帐人员专司其责,信用管理的其他的职能由另外的人员完成。
15.拖欠45天是一个关键临界点。一般地,客户逾期45天仍未付款,此时就应该将它列入重点收帐对象。对45天这个标准,有的公司有一些灵活的处理,但是,如果超过60天了,此时,无论有什么借口,都必须将它列入重点收帐对象,这应该成为全公司范围内的一条铁的原则。

  16.如果要增加收帐人员,必须要首先充分培训后再上岗。

  17.在发送的催款信函上标以醒目标志,提醒对方及时付款。

  18.及早电话联系。通常,客户的付款习惯与你的敦促习惯有很大的关联,假如它估计你在发票寄出45天,你可能才会打电话催款,那么,它最早只会在第43天上付款;所以,你应该将电话联系的周期缩短,比如第35天就打电话联系,久而久之,对方就知道你的这个习惯了,相应地,它的付款习惯也就会跟着改变了。

  19.如果你能设法让对方采用电子支付的方式,应该采用有效的认证方法。

  20.尽量设法让对方用电子支付的方式付款,这样可以将你的帐户置于一个优先等级较高的位置,同时也减少了邮寄等其他时间。

  21. 对于风险不确知的帐户,应该要求额外的保证,例如,一定数额的保证金、个人担保等。

  22.加强催帐过程中的人性化成分,比如用手写催帐信函等。

  23.对帐目进行持续的评审,判断原先设定的信用标准是否合适,是否有迟付的客户应该列为重点追帐对象。

  24.如果要将某个帐户转移到专门收帐机构,应尽量减少这之前本公司自己催帐的时间。

  25.对于持续供货的客户,如果它迟付,在下一次供货前一周打电话与它联系,暗示如果它不及时付款,可能会导致停止供货。

  26.在适当的时候使用催款信函。

  27.每个月都要检查应收帐款余额。如果出现突然的增长,立即询问收帐人员其中的原因,并当即采取措施加以解决。

  28.如果发现应收帐款出现过快的增长,此时就应该聘请一个经验丰富、具有开拓精神的收帐高手。

  29.对大额逾期应收帐款应该密切监控,确定是否是因为什么特殊原因而导致对方迟付,首先找出这些问题,然后立即采取措施解决根本问题。

  30.付款期一过,立即打电话与对方联系,不要得到逾期30天以后再打电话。

  31.尽量使用电子支付方式,这样你可以立即获得付款,对方也不必等30天以后再支付。

  32.在管理高层的同意之下,让销售人员负责迟付帐户的催收工作。
33.将所有的客户视为可退出的对象,直到其帐户有现金流入。

  34. 集中精力关注逾期30~45天的帐户,从这些帐户收回帐款的可能性要比逾期90天以上的要容易的多。

  35.在第30天打电话给客户,询问付款之前是否需要其他的相关资料。

  36.如果是使用EDI,有些公司可能会有信息系统方面的问题,在这种情况下,应该及时与对方联系,确信对方已经收到发票,并确信对方已经开始准备付款。

  37.对于大额交易,发票开出之后15天、付款到期之前15天,都应该给对方打一个客户服务电话,确定货物是否按照合同要求到达指定地点、发票是否有问题、并敦促对方尽快准备付款。

  38.发票应该简洁易懂。

  39.善于利用相关的管理工具,如Excel等,每周对应收帐款进行统计分析。

  40.收帐的3步程序,电话、信函催款;转给专门收帐机构;采取法律行动。

  41. 每周都要对逾期应收帐款进行分析,并做出催款计划。

  42.在每年的销售总结会议上,要向销售人员解释适用于所有客户的信用条件和信用标准。

  43.在适当时候发出警告信,如果本公司不能及时收到付款,将会取消原先信用帐户上的信用条件。

  44.给每个没有能够在现金折扣期间获得折扣优惠的客户寄去帐单,让他们知道自己因为迟付而导致的损失,这样,即使他们没有能够获得这个优惠,在下一次付款时,它也会三思的。

  45.在信用申请时,为了便于以后的催帐工作,应该要求对方填写email,这样会给催帐工作带来极大的方便。

  46.逾期5天,发去一份措词比较委婉的催款信。

  47. 定期用传真给拖欠客户发送付款通知,同时辅以电话催款。

  48.每月举行一次信用工作会议,与销售部门一起分析逾期30天以上的帐户。定期检查公司的DSO变化情况。

  49.早催、勤催,在适当的时候提高措词的严厉程度。

  50.及时做好与帐单相关的工作,通常,客户只有在收到发票之后,才可能会开始付款工作。

  51. 将所有的发票都复印一份保存,便于以后的催收工作。

  52.在必要的时候要及时保证质押权的控制,并发出严厉的催款通知。

  53.给回款迅速的客户适当的现金折扣优惠。

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